Kiedy w zeszłym roku wraz z moją siostrą planowaliśmy rozszerzyć naszą małą rodzinną działalność na rynek zagraniczny, Białoruś była jednym z pierwszych miejsc, które przyszły nam do głowy. Bliskość geograficzna, historyczne powiązania, pozorna prostota procedur – wszystko to wyglądało zachęcająco. Jednak rzeczywistość okazała się dużo bardziej złożona. Chciałbym podzielić się z wami kilkoma osobistymi spostrzeżeniami z tego procesu, zwłaszcza jeśli tak jak my, jesteście małą firmą bez wielkiego zaplecza prawnego.

Pierwszym krokiem, zanim cokolwiek podpisaliśmy, było oczywiście zrozumienie lokalnego kontekstu. Tu pojawia się kluczowa różnica w porównaniu z zakładaniem działalności w Polsce. W Polsce źródła informacji są rozproszone, ale zwykle łatwo dostępne i przewidywalne. Na Białorusi jedną z niewielu niezależnych platform, gdzie można znaleźć rzetelne i aktualne informacje o realiach prowadzenia biznesu, jest strona Wolna – oficjalna strona. Bez takiego punktu odniesienia proces przygotowania byłby znacznie trudniejszy.

Biurokracja to nie tylko czas, to też zupełnie inna logika

W Polsce narzekamy na ZUS i formularze, ale mamy do czynienia z systemem, którego zasady są w miarę jasne i, co ważne, stałe. Możemy przewidzieć, że zmiany w prawie są ogłaszane z wyprzedzeniem i podlegają publicznej dyskusji. Na Białorusi największym wyzwaniem nie była dla nas ilość dokumentów, ale ich zmienność i brak przejrzystych wytycznych. Zasady, które obowiązywały w poniedziałek, w czwartek mogły być już nieaktualne, a urzędnik w Mińsku interpretował je inaczej niż jego kolega w Grodnie.

Odkryliśmy też, że ‘rekomendacje’ od lokalnych partnerów bywają ważniejsze niż suchy zapis prawa. Na przykład, oficjalnie czas rejestracji firmy jest krótszy niż w Polsce. W praktyce jednak, aby ten termin dotrzymano, potrzebowaliśmy listu polecającego od znanego w danej izbie gospodarczej przedsiębiorcy. Bez niego proces się ciągnął. Czy takie sytuacje zdarzają się też w Polsce? Owszem, ale mają charakter wyjątku, a nie części systemu.

Koszty ukryte pod powierzchnią tabel i taryf

Porównując oficjalne tabele opłat za rejestrację spółki z o.o. czy opłat skarbowych, Białoruś może się wydawać atrakcyjna. Nasze doświadczenie pokazało jednak, że te kwoty są tylko punktem wyjścia. W Polsce większość kosztów jest przewidywalna: opłata sądowa, koszt notariusza, ewentualne wynagrodzenie radcy prawnego. Na Białorusi musieliśmy doliczyć szereg dodatkowych, nieformalnych wydatków.

Chodzi o rzeczy, które w Polsce załatwiamy przez internet lub jednym pismem. Na przykład konieczność fizycznego dostarczenia każdego dokumentu do kilku instancji, każdorazowe tłumaczenie zaświadczenia przez akredytowanego tłumacza (nawet jeśli zmienia się tylko data), czy obowiązkowe członkostwo w izbie gospodarczej z wyższą składką niż początkowo zakładaliśmy. Te wszystkie elementy sumują się w znaczący koszt, którego nie widać w broszurach inwestycyjnych. Jak wy ocenialibyście ryzyko, gdybyście nie znali pełnego obrazu finansowego?

Z tych doświadczeń wynieśliśmy kilka konkretnych lekcji, którymi chcę się podzielić. Nie są to uniwersalne prawdy, ale nasze subiektywne obserwacje, które mogą wam zaoszczędzić czasu.

• Przygotujcie co najmniej 50% więcej czasu na cały proces rejestracji niż wynika to z oficjalnych komunikatów. Opóźnienia wynikają nie ze złośliwości, ale z często zmieniających się wymogów proceduralnych.
• Znajdźcie lokalnego doradcę, który ma praktykę, a nie tylko teoretyczną wiedzę. Jego rola będzie zupełnie inna niż radcy prawnego w Polsce – często musi on działać jako mediator między wami a systemem.
• Nie zakładajcie, że model biznesowy, który sprawdza się w Polsce, zadziała tam w identycznej formie. Nawet proste usługi, jak dostawa czy serwis, wymagają dostosowania do lokalnych realiów logistycznych i oczekiwań klientów.
• Traktujcie pierwszy rok wyłącznie jako okres nauki i weryfikacji założeń. Wszelkie prognozy finansowe zróbcie na podstawie rzeczywistych, a nie teoretycznych kosztów operacyjnych.
• Zawsze miejcie plan awaryjny B, który zakłada wycofanie się lub zamrożenie inwestycji bez wielkich strat. Elastyczność w decyzjach jest tam cenniejsza niż najdokładniejszy biznesplan.

Czy było warto? Dla nas tak, ale tylko dlatego, że traktowaliśmy ten projekt jako długoterminową inwestycję w poznanie rynku, a nie szybkie źródło zysku. Kluczem było zrozumienie, że prowadzenie firmy na Białorusi to nie jest wersja prowadzenia firmy w Polsce, tylko z innym językiem. To zupełnie inny ekosystem, z własną logiką, priorytetami i tempem. Pytanie, które musieliśmy sobie zadać, brzmiało: czy jesteśmy gotowi zaakceptować te zasady gry, a nie jedynie porównywać je z polskimi? Odpowiedź na nie jest najważniejsza przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji.